مدیریت ریسک پروژه: شناسایی، تحلیل و پاسخ به ریسک

ریسک چیست؟

ریسک با مسئله فرق دارد: مسئله اتفاق افتاده و باید حل شود؛ ریسک هنوز رخ نداده و احتمال دارد. ریسک می‌تواند منفی (تهدید) یا مثبت (فرصت) باشد. یک شرح خوب ریسک سه بخش دارد: علت، رویداد و پیامد؛ مثلاً «به دلیل تأخیر در گشایش اعتبار، ممکن است تجهیزات اصلی دیر برسد که پایان پروژه را سه ماه عقب می‌اندازد».

شش فرایند حوزه‌ی عملکرد ریسک (PMBOK ویرایش هشتم)

در ویرایش هشتم، حوزه‌ی حاکمیت هم مدیریت ریسک و فرصت را در خود ادغام می‌کند تا مسائل بالقوه پیش‌دستانه دیده شوند و از فرصت‌ها برای افزودن ارزش استفاده شود.

• برنامه‌ریزی مدیریت ریسک: تعیین روش، نقش‌ها، مقیاس احتمال و اثر و آستانه‌ی پذیرش ریسک.
• شناسایی ریسک‌ها: طوفان فکری، چک‌لیست پروژه‌های قبلی، مصاحبه با خبرگان و بررسی فرض‌ها؛ هم تهدیدها و هم فرصت‌ها.
• انجام تحلیل ریسک: در ویرایش هشتم تحلیل کیفی (امتیازدهی و اولویت‌بندی) و کمی (اثر بر زمان و هزینه، مثلاً با مونت‌کارلو) در یک فرایند آمده‌اند.
• برنامه‌ریزی پاسخ‌های ریسک: انتخاب راهبرد و اقدام، مسئول و بودجه.
• اجرای پاسخ‌های ریسک: انجام اقدام‌های توافق‌شده؛ پاسخی که فقط روی کاغذ است ریسک را کم نمی‌کند.
• پایش ریسک‌ها: بازبینی منظم، سنجش اثربخشی پاسخ‌ها و شناسایی ریسک‌های تازه.

ماتریس احتمال و اثر

در ماتریس رایج ۵×۵، احتمال و اثر هر کدام از ۱ تا ۵ امتیاز می‌گیرند. حاصل‌ضرب، امتیاز ریسک است: ۱۵ به بالا قرمز (نیاز به پاسخ فوری)، ۸ تا ۱۴ زرد و کمتر از آن سبز. مقیاس اثر باید برای زمان، هزینه و کیفیت تعریف شده باشد تا امتیازدهی سلیقه‌ای نشود.

راهبردهای پاسخ به تهدیدها و فرصت‌ها

ویرایش هشتم راهبردهای پاسخ را برای تهدید و فرصت جدا می‌کند؛ دو راهبرد ارجاع و پذیرش برای هر دو کاربرد دارند:

• ارجاع (تهدید و فرصت): وقتی ریسک خارج از اختیار پروژه است، به سطح طرح، پورتفولیو یا سازمان سپرده می‌شود.
• اجتناب از تهدید: تغییر برنامه برای حذف ریسک، مثل انتخاب تأمین‌کننده‌ی داخلی به جای خارجی.
• انتقال تهدید: سپردن ریسک به طرف دیگر، مثل بیمه یا قرارداد مقطوع با پیمانکار جزء.
• کاهش تهدید: کم کردن احتمال یا اثر، مثل سفارش زودتر اقلام دیررس.
• بهره‌برداری از فرصت: اطمینان از اینکه فرصت حتماً محقق شود، مثل گماردن بهترین نیرو به کاری که زودتر تمام شدنش پاداش دارد.
• اشتراک فرصت: همکاری با طرفی که بهتر می‌تواند فرصت را محقق کند، مثل مشارکت با تأمین‌کننده.
• تقویت فرصت: بالا بردن احتمال یا اثر فرصت.
• پذیرش (تهدید و فرصت): پذیرفتن آگاهانه، معمولاً با ذخیره‌ی احتیاطی زمان یا هزینه برای تهدیدها.

ثبت ریسک‌ها

ثبت ریسک‌ها فهرست زنده‌ی پروژه است: شرح، دسته، احتمال، اثر، امتیاز، مسئول، راهبرد، اقدام و وضعیت. این فهرست باید حداقل ماهانه بازبینی شود. ریسکی که مسئول ندارد، مدیریت نمی‌شود.

تحلیل کمی ریسک زمان‌بندی

با شبیه‌سازی مونت‌کارلو، برنامه‌ی پروژه هزاران بار با مدت‌های تصادفی (بین خوش‌بینانه و بدبینانه) اجرا می‌شود. خروجی، احتمال رسیدن به هر تاریخ است: P50 (پنجاه درصد احتمال) و P80 (هشتاد درصد احتمال). فاصله‌ی P50 تا P80 نشان می‌دهد برای تعهد مطمئن چقدر ذخیره‌ی زمانی لازم است.