برنامه‌ریزی و زمانبندی پروژه: WBS، مسیر بحرانی و گانت
برنامهی زمانبندی خوب فقط فهرستی از تاریخ‌ها نیست؛ مدلی از منطق پروژه است که با هر تأخیر نشان می‌دهد پایان پروژه کجا می‌رود. این راهنما قدم‌به‌قدم ساختن چنین برنامه‌ای را توضیح می‌دهد.
زمانبندی در PMBOK ویرایش هشتم
در ویرایش هشتم، حوزه‌ی عملکرد زمانبندی سه فرایند دارد: برنامه‌ریزی مدیریت زمانبندی، توسعه‌ی زمانبندی، و پایش و کنترل زمانبندی. شکستن کار به اجزای کوچک‌تر (WBS) ذیل حوزه‌ی محدوده و در فرایند «توسعه‌ی ساختار محدوده» آمده است. ویرایش هشتم یادآوری میکند که برنامهی زمانبندی به‌خودی‌خود ارزشی نمی‌افزاید؛ ارزشش در همسو کردن ذی‌نفعان حول زمانبندی کلان ارائه‌ی ارزش است.
قدم اول: ساختار شکست کار (WBS)
برنامه‌ریزی با WBS شروع میشود: تقسیم کل کار پروژه به فازها، تحویل‌دادنی‌ها و بسته‌های کاری کوچک‌تر. قانون ۱۰۰٪ می‌گوید جمع زیرشاخه‌ها باید دقیقاً همه‌ی کار والد باشد. پایین‌ترین سطح WBS باید آن‌قدر کوچک باشد که بتوان برایش مدت و هزینه را قابل‌اعتماد برآورد کرد و مسئول مشخص گذاشت.
فعالیت‌ها، مدت و وابستگی‌ها
هر بسته‌ی کاری به فعالیتهای قابل زمانبندی تبدیل میشود. برای هر فعالیت مدت (بر حسب روز کاری) برآورد و وابستگی‌اش به فعالیتهای دیگر تعریف میشود. چهار نوع وابستگی وجود دارد:
- پایان به شروع (FS): رایج‌ترین؛ B بعد از تمام شدن A شروع میشود.
- شروع به شروع (SS): B همزمان یا پس از شروع A شروع میشود.
- پایان به پایان (FF): B همزمان یا پس از پایان A تمام میشود.
- شروع به پایان (SF): نادر.
روش مسیر بحرانی (CPM)
با یک محاسبه‌ی رفت روی شبکه‌ی وابستگی‌ها، زودترین شروع و پایان هر فعالیت و با محاسبه‌ی برگشت، دیرترین شروع و پایان به دست می‌آید. تفاوت این دو شناوری کل است. فعالیت‌هایی با شناوری صفر مسیر بحرانی را می‌سازند و هر روز تأخیرشان پایان پروژه را عقب می‌اندازد.
مسیر بحرانی را باید با هر به‌روزرسانی دوباره محاسبه کرد؛ با پیشرفت و تأخیر، مسیر دیگری ممکن است بحرانی شود.
تقویم کاری: جمعه‌ها و تعطیلات را فراموش نکنید
مدت فعالیت‌ها بر حسب روز کاری است و برنامه باید با تقویم کاری پروژه محاسبه شود: روزهای کاری هفته، تعطیلات رسمی و اگر لازم است تعطیلات کارگاه. برنامه‌ای که با روزهای تقویمی ساخته شود، در ایران با این‌همه تعطیلی، به‌طور سیستماتیک خوش‌بینانه است.
نمودار گانت
گانت نمایش برنامه به‌صورت نوار روی محور زمان است. گانت حرفه‌ای وابستگی‌ها، مسیر بحرانی با رنگ جدا، نقاط عطف و برنامهی مبنا زیر برنامهی جاری را نشان می‌دهد تا لغزش هر فعالیت دیده شود.
برنامهی مبنا و به‌روزرسانی برنامه
وقتی برنامه تصویب شد، نسخه‌ای از آن به‌عنوان برنامهی مبنا ثابت میشود. پس از آن، برنامهی جاری هر هفته یا هر ماه با «تاریخ داده» بهروز میشود: پیشرفت و تاریخ‌های واقعی ثبت و باقی‌مانده‌ی کار دوباره زمانبندی میشود. مقایسه‌ی برنامهی جاری با مبنا نشان می‌دهد پروژه چقدر لغزیده است.
- بیسلاین را بی‌دلیل بازنویسی نکنید؛ فقط با تغییر مصوب.
- پیشرفت را «تا تاریخ» ثبت کنید تا منحنی S تاریخچه‌ی واقعی داشته باشد.
- محدودیت‌های تاریخ (مثل «شروع نه زودتر از») را فقط برای واقعیت‌های بیرونی استفاده کنید، نه برای اجبار برنامه به تاریخ دلخواه.
ریسک زمانبندی
روش زنجیرهی بحرانی (CCPM) به جای ذخیره‌ی پنهان در تک‌تک فعالیت‌ها، بافرهای زمانی مشخص روی مسیرهای برنامه قرار می‌دهد تا محدودیت منابع و عدم‌قطعیت پوشش داده شود.
برنامهی CPM قطعی است ولی واقعیت نه. شبیه‌سازی مونت‌کارلو با سه برآورد برای هر فعالیت، احتمال رسیدن به تاریخ هدف را محاسبه میکند و نشان می‌دهد برای تعهد مطمئن (مثلاً P80) چقدر ذخیره‌ی زمانی لازم است.
پرسش‌های رایج
مسیر بحرانی چیست؟
بلندترین زنجیرهی فعالیتهای وابسته که تاریخ پایان پروژه را تعیین میکند؛ فعالیتهای آن شناوری صفر دارند.
تفاوت برنامهی مبنا و برنامهی جاری چیست؟
برنامهی مبنا نسخهی مصوب و ثابت است؛ برنامهی جاری با پیشرفت و تأخیرها بهروز میشود. فاصلهی این دو، لغزش پروژه است.
زمانبندی پروژه با چه نرمافزاری انجام میشود؟
MS Project و Primavera P6 رایجاند؛ سامانههای تحت وب هم گانت، مسیر بحرانی، تقویم کاری شمسی و بیسلاین دارند و برنامه را با هزینه و پیشرفت یکپارچه میکنند.