کنترل پروژه چیست؟ وظایف، گزارش‌ها و روش‌های کنترل پروژه

کنترل پروژه چیست؟

کنترل پروژه (Project Controls) مجموعه‌ی فرایندها و افرادی است که داده‌های زمان، هزینه، پیشرفت و ریسک را جمع، تحلیل و گزارش می‌کنند. خروجی کنترل پروژه تصمیم نیست، اطلاعات برای تصمیم است: «پروژه کجاست، چرا آنجاست و اگر کاری نکنیم کجا تمام می‌شود؟»

در ایران معمولاً «برنامه‌ریزی و کنترل پروژه» یک واحد است: همان کسانی که برنامه‌ی مبنا را می‌سازند، آن را به‌روز و با واقعیت مقایسه می‌کنند.

در PMBOK ویرایش هشتم، کار کنترل پروژه در «حوزه‌ی تمرکز پایش و کنترل» قرار می‌گیرد و در فرایندهایی مثل پایش و کنترل عملکرد پروژه (حوزه‌ی حاکمیت)، پایش و کنترل زمان‌بندی، پایش و کنترل امور مالی و پایش ریسک‌ها دیده می‌شود. ویرایش هشتم بر استفاده از فناوری و ابزارهای داده‌محور برای رصد، تحلیل و گزارش‌دهی برخط تأکید دارد.

وظایف کارشناس کنترل پروژه

• تهیه‌ی WBS، برنامه‌ی زمان‌بندی و برنامه‌ی مبنا همراه با مدیر پروژه.
• تعریف روش سنجش پیشرفت و وزن‌دهی فعالیت‌ها.
• جمع‌آوری پیشرفت هفتگی از کارگاه، مهندسی و تأمین.
• به‌روزرسانی برنامه و محاسبه‌ی مسیر بحرانی و تاریخ پایان پیش‌بینی‌شده.
• محاسبه‌ی ارزش کسب‌شده، CPI، SPI و پیش‌بینی هزینه‌ی تمام‌شده.
• تهیه‌ی گزارش‌های هفتگی و ماهانه برای مدیریت و کارفرما.
• پایش ریسک‌ها، تغییرات و رویدادهای تأخیر و کمک به تهیه‌ی ادعا.

پیشرفت وزنی و منحنی S

پایه‌ی گزارش کنترل پروژه، پیشرفت وزنی است: هر فعالیت به نسبت بودجه یا نفر-ساعتش وزن می‌گیرد و پیشرفت کل از جمع وزنی پیشرفت فعالیت‌ها به دست می‌آید. منحنی S تجمعی پیشرفت برنامه‌ای و واقعی را در طول زمان کنار هم نشان می‌دهد؛ فاصله‌ی دو منحنی یعنی تأخیر.

گزارش کنترل پروژه چه باید داشته باشد؟

گزارش خوب کوتاه است و به سؤال «چه تصمیمی باید گرفت؟» جواب می‌دهد؛ گزارش پنجاه صفحه‌ای که کسی نمی‌خواند، کنترل پروژه نیست.

• خلاصه‌ی مدیریتی یک‌صفحه‌ای: وضعیت کلی، پیشرفت برنامه‌ای و واقعی، CPI و SPI.
• منحنی S و پیشرفت به تفکیک بخش (مهندسی، تأمین، اجرا) یا WBS.
• وضعیت مسیر بحرانی و نقاط عطف پیش رو.
• انحراف‌های مهم با علت و اقدام اصلاحی پیشنهادی.
• ریسک‌های بالا، مسائل باز و تغییرهای منتظر تصمیم.
• برنامه‌ی کاری دوره‌ی بعد (Look-ahead).

کنترل مدارک و MDR در پروژه‌های مهندسی

در پروژه‌های EPC، بخش بزرگی از پیشرفت مهندسی از مدارک می‌آید. فهرست اصلی مدارک (MDR) همه‌ی مدارک لازم را با برنامه‌ی صدور هر مرحله نگه می‌دارد و پیشرفت هر مدرک از مرحله‌ی صدورش محاسبه می‌شود (مثلاً IFR ۴۰٪، IFA ۷۰٪، IFC ۱۰۰٪).

ترانسمیتال‌ها (برگه‌های ارسال رسمی مدارک) و پاسخ کارفرما با کدهای ۱ تا ۴ هم باید ثبت شوند؛ تأخیر کارفرما در بررسی مدارک یکی از رایج‌ترین مبانی ادعای تمدید مدت است.

تحلیل تأخیر و ادعا

وقتی پروژه عقب می‌افتد، کنترل پروژه باید بتواند نشان دهد چرا: کدام رویداد، کی، با چه اثری بر مسیر بحرانی و به مسئولیت چه کسی. روش‌های تحلیل تأخیر از مقایسه‌ی ساده‌ی برنامه و واقعیت تا تحلیل پنجره‌ای و تحلیل اثر زمانی گسترده‌اند. کیفیت این تحلیل به مستندات بستگی دارد: نامه‌ها، صورت‌جلسه‌ها، گزارش‌های روزانه و ترانسمیتال‌ها.

از اکسل تا سامانه‌ی کنترل پروژه

بیشتر واحدهای کنترل پروژه با اکسل و MS Project یا Primavera کار می‌کنند و هر هفته چند روز صرف جمع کردن داده و ساختن گزارش می‌شود. سامانه‌ی کنترل پروژه این کار را خودکار می‌کند: پیشرفت در یک جا ثبت می‌شود و منحنی S، EVM، مسیر بحرانی و گزارش هفتگی از همان داده ساخته می‌شوند، و وقت کارشناس صرف تحلیل می‌شود، نه جمع‌آوری.